As certidões negativas do CNPJ são cinco: a Federal (unificada Receita Federal e PGFN), a Estadual, a Municipal, o Certificado de Regularidade do FGTS e a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas. Todas são gratuitas, todas saem online e, juntas, são o que um banco, um cliente grande ou uma licitação pedem para provar que sua empresa está em dia.
A maioria dos empresários só descobre que tem um problema no dia em que precisa da certidão — e aí o negócio para. Este guia mostra quais são as cinco, quanto tempo cada uma vale, para que servem na prática e o que fazer quando a certidão sai positiva.
E tem um motivo extra para olhar isso agora: a Receita Federal está transformando regularidade em condição contínua, não em foto do dia da emissão. Explicamos no fim.
Quais são as 5 certidões negativas do CNPJ
Cada esfera de governo cobra tributos diferentes, e cada uma emite a sua própria certidão. Não existe um documento único que cubra tudo.
| Certidão | Quem emite | O que comprova | Validade | Custo |
|---|---|---|---|---|
| CND Federal (unificada) | Receita Federal + PGFN | Tributos federais, contribuições previdenciárias (INSS) e dívida ativa da União | 180 dias | Grátis |
| Certidão Estadual | Secretaria da Fazenda do estado | ICMS e demais tributos estaduais | Varia por estado (em geral 30 a 180 dias) | Grátis |
| Certidão Municipal | Prefeitura | ISS, taxas e tributos municipais | Varia por município (em geral 30 a 90 dias) | Grátis |
| CRF do FGTS | Caixa Econômica Federal | Depósitos de FGTS dos empregados em dia | 30 dias | Grátis |
| CNDT | Tribunal Superior do Trabalho | Ausência de débitos trabalhistas em decisão definitiva | 180 dias | Grátis |
1. Certidão Federal: a mais importante das certidões negativas do CNPJ
Desde 2014, Receita Federal e Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional emitem uma certidão conjunta. Um só documento cobre tributos federais, contribuições previdenciárias e débitos já inscritos em dívida ativa da União — o que antes exigia duas consultas separadas.
Ela vale 180 dias contados da emissão, conforme a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014, e sai pelo site da Receita Federal ou pelo e-CAC, sem custo.
É a certidão que pesa mais em análise de crédito bancário e em contrato com empresa grande, porque é a que denuncia o problema mais comum do Simples Nacional: DAS em atraso e declaração não entregue.
2. Certidão Estadual
Emitida pela Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está inscrita. Se você é prestador de serviço puro e não tem inscrição estadual, ela ainda pode ser exigida — nesse caso, sai como “nada consta” ou como certidão de não contribuinte.
Comércio e indústria precisam olhar essa com atenção: é onde aparece ICMS em atraso e falha de entrega de obrigações estaduais.
3. Certidão Municipal
Cobre ISS e taxas da prefeitura. É a certidão que mais surpreende o prestador de serviço, porque muita empresa recolhe ISS certo e ainda assim fica com pendência por falta de declaração mensal de serviços ou por taxa de alvará não paga.
Se sua empresa é de Curitiba, vale revisar também a situação do alvará de funcionamento, porque taxa de alvará em aberto derruba a certidão municipal.
4. CRF do FGTS: a que vence mais rápido
O Certificado de Regularidade do FGTS é emitido pela Caixa e vale apenas 30 dias. O prazo curto tem lógica: o FGTS é recolhido todo mês, então a Caixa não certifica regularidade por mais tempo que um ciclo de depósito.
Isso significa que empresa com funcionário precisa reemitir o CRF praticamente todo mês quando está em processo de licitação ou de contratação B2B. Se você ainda não tem empregados, o CRF sai normalmente sem pendência.
5. CNDT: débito trabalhista
Criada pela Lei nº 12.440/2011, que inseriu o art. 642-A na CLT, a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é emitida gratuitamente pelo TST e vale 180 dias.
Atenção ao que ela mede: a CNDT não aponta processo trabalhista em andamento. Ela aponta condenação já definitiva e não paga, ou acordo descumprido perante o Ministério Público do Trabalho. Ter uma ação em curso não impede a CNDT negativa.
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Para que servem as certidões negativas na prática
Certidão negativa não é papel de arquivo. Ela é a chave que abre (ou trava) quatro situações concretas:
- Crédito bancário. Empréstimo PJ, capital de giro, antecipação de recebíveis e conta com limite: quase toda análise pede a Federal e o CRF do FGTS.
- Licitação pública. Aqui não há flexibilidade. A Lei de Licitações exige a regularidade fiscal e trabalhista, e a CNDT é obrigatória na habilitação — o STF já declarou essa exigência constitucional.
- Contrato B2B. Empresa média ou grande roda análise de fornecedor antes de assinar. Certidão positiva é motivo comum de reprovação no cadastro, mesmo quando o preço e a proposta agradam.
- Venda ou baixa da empresa. Não se transfere quota nem se encerra CNPJ com pendência fiscal sem resolver o passivo — e o sócio que sai continua respondendo pelo período em que esteve na sociedade.
O que fazer quando a certidão sai positiva
Certidão positiva quase nunca significa fraude. Na prática, ela sai positiva por três motivos, e cada um tem uma solução diferente.
Débito em aberto
DAS, DARF ou guia de FGTS não pagos. A saída é pagar ou parcelar. Vale saber que parcelamento suspende a exigibilidade do crédito tributário (art. 151, VI, do Código Tributário Nacional), o que libera a certidão — não a negativa pura, mas a positiva com efeito de negativa, que vale igual.
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Declaração não entregue
Este é o mais frustrante: a empresa não deve nada, mas a certidão trava porque falta PGDAS-D, DEFIS, DCTFWeb ou EFD-Reinf. O sistema entende omissão como pendência. A solução é entregar a declaração atrasada e, se houver, pagar a multa por atraso.
Empresa sem faturamento cai muito nessa armadilha, porque o sócio acha que sem receita não há obrigação. Há — e explicamos isso em empresa sem faturamento.
Inconsistência cadastral
Endereço antigo, quadro de sócios divergente do registrado na Junta Comercial, CPF de sócio irregular, CNAE que não bate com a atividade. Nada disso é dívida, mas trava a certidão e pode levar à suspensão do próprio CNPJ.
Positiva com efeito de negativa: aceita quase igual
Vale reforçar, porque muita gente desiste do contrato por não conhecer: a certidão positiva com efeito de negativa é prevista no art. 206 do CTN e é emitida quando existe débito, mas com exigibilidade suspensa — parcelamento em dia, depósito judicial integral, liminar ou recurso administrativo pendente.
Para banco, licitação e contrato, ela costuma ter o mesmo valor da negativa. Se a sua saiu assim, não é problema: é regularidade documentada.
Regularidade contínua: a mudança que vem em setembro de 2026
Aqui está a tendência que muda o jogo. A Instrução Normativa RFB nº 2.332/2026, publicada em 1º de julho de 2026 e com vigência a partir de 1º de setembro de 2026, estabelece critérios e procedimentos para tratar irregularidades identificadas durante o uso de benefícios fiscais federais.
O ponto relevante não é o benefício em si — a norma atinge majoritariamente empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido que usufruem de benefícios fiscais, e não o Simples Nacional. O ponto é o modelo de fiscalização: o controle deixa de se concentrar no momento da concessão e passa a ser contínuo, sistematizado e automatizado, com a empresa obrigada a manter as condições legais, fiscais, cadastrais e documentais durante todo o período de uso — inclusive regularidade cadastral perante o CNPJ, nos termos da IN RFB nº 2.119/2022.
Leia como sinal de direção, não como obrigação nova para quem está no Simples: a Receita está caminhando para verificar regularidade por sistema, todo dia, em vez de esperar você pedir uma certidão. Quem só olha certidão na véspera do contrato vai ser pego de surpresa.
Perguntas frequentes
Certidão negativa do CNPJ é paga? Não. As cinco são gratuitas nos canais oficiais (Receita Federal, e-CAC, Secretaria da Fazenda, prefeitura, Caixa e TST). Site que cobra para emitir é intermediário, não órgão público.
Qual a validade da certidão negativa federal? 180 dias da data de emissão, conforme a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014.
MEI precisa de certidão negativa? Precisa, sempre que for pedir crédito, participar de licitação ou fechar contrato B2B. E o MEI tem uma pendência clássica: DASN-SIMEI não entregue. Se o seu negócio já cresceu além do porte, vale avaliar a migração de MEI para ME.
Certidão positiva com efeito de negativa serve para licitação? Serve. Ela comprova regularidade fiscal nos termos do art. 206 do CTN, desde que a exigibilidade esteja efetivamente suspensa (parcelamento em dia, por exemplo).
Quanto tempo leva para regularizar e conseguir a certidão? Depende da causa. Pagamento à vista costuma refletir em poucos dias úteis. Declaração atrasada exige transmitir e aguardar processamento. Inconsistência cadastral é a mais lenta, porque envolve Junta Comercial e Receita.
Conclusão: regularidade é ativo, não burocracia
Empresa com as cinco certidões limpas consegue crédito mais barato, entra em licitação, passa em cadastro de fornecedor e vende melhor. Empresa com certidão travada descobre o problema no pior momento possível — com o contrato na mesa.
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