O erro que faz o despachante pagar imposto sobre dinheiro que não é dele
O despachante aduaneiro movimenta, todo mês, valores que só passam pela conta: taxas do Siscomex, AFRMM, armazenagem, THC, frete. Esse dinheiro é do importador, não do escritório.
Quando esses valores entram na receita bruta por falta de controle contábil, o despachante paga Simples Nacional sobre o dinheiro dos outros. Em um escritório que movimenta R$ 300 mil por mês em reembolsos e fatura R$ 40 mil de honorários, o erro pode custar mais que o próprio lucro.
Separar receita própria de reembolso é o ponto central da contabilidade nessa atividade. Depois disso vêm CNAE, enquadramento e rotina fiscal.
CNAE para despachante aduaneiro
A subclasse do despachante é específica e reconhecida pela Receita Federal no cadastro do Siscomex. Escritórios que também fazem agenciamento e logística registram códigos adicionais.
| Código CNAE | Descrição | Quando usar |
|---|---|---|
| 5250-8/02 | Atividades de despachantes aduaneiros | CNAE principal do despachante e da comissária de despachos |
| 5250-8/03 | Agenciamento de cargas, exceto para o transporte marítimo | Quando o escritório também agencia carga aérea ou rodoviária |
| 5250-8/04 | Organização logística do transporte de carga | Estruturação de operações porta a porta e coordenação de modais |
| 5250-8/05 | Operador de Transporte Multimodal – OTM | Escritórios habilitados como OTM pela ANTT |
| 7020-4/00 | Atividades de consultoria em gestão empresarial | Consultoria em comércio exterior, regimes especiais e planejamento tributário de importação |
| 8599-6/04 | Treinamento em desenvolvimento profissional e gerencial | Cursos e capacitação em comex |
Vale registrar o 5250-8/03 mesmo que o agenciamento seja eventual: é comum o cliente pedir e o escritório perder a operação por não ter o código ativo. Para checar outras combinações, use a consulta de CNAE por profissão.
Despachante aduaneiro pode ser MEI?
Não. A atividade é regulamentada e depende de registro no Radar da Receita Federal, além de credenciamento como Ajudante e depois como Despachante Aduaneiro, conforme a Instrução Normativa que rege a matéria.
Nenhum desses requisitos convive com o MEI, e o CNAE 5250-8/02 não está na lista de ocupações permitidas. Some-se a isso o teto de R$ 81 mil por ano do MEI, incompatível com o volume de um escritório em operação.
A estrutura padrão é a Sociedade Limitada Unipessoal no Simples Nacional. Quem já é MEI em outra atividade e precisa migrar encontra o roteiro em MEI que estourou o limite no meio do ano.
Contabilidade para despachante aduaneiro: enquadramento no Simples Nacional
Os serviços de despacho aduaneiro, agenciamento e organização logística são tributados pelo Anexo III do Simples Nacional. Não há Fator R para essas receitas: a alíquota inicial de 6% já se aplica direto.
| Anexo | Alíquota inicial | Receita a que se aplica |
|---|---|---|
| Anexo III | 6% | Despacho aduaneiro, agenciamento de cargas, organização logística e OTM |
| Anexo V | 15,5% | Consultoria e assessoria técnica em comércio exterior, quando faturadas separadamente e sem Fator R de 28% |
Esse é o ponto de atenção do enquadramento: se o escritório fatura consultoria em comex sob o CNAE 7020-4/00, essa parcela da receita pode ser exigida no Anexo V, porque consultoria é atividade intelectual. Nesse caso o Fator R passa a valer para aquela parte, e pró-labore adequado leva a receita de volta ao Anexo III. Use a calculadora de Fator R para simular.
A segregação de receitas por CNAE na apuração mensal é o que permite tributar cada parcela no anexo correto. A tabela do Simples Nacional mostra como as faixas evoluem conforme o faturamento sobe.
Reembolso de despesas: o que a contabilidade para despachante aduaneiro precisa separar
Aqui está a diferença entre um escritório bem organizado e um que paga imposto a mais todo mês.
O que é receita própria. Honorários de despacho, taxa de acompanhamento, comissão de agenciamento, consultoria. Tudo isso entra na base do Simples e vai na nota fiscal de serviço.
O que não é receita. Valores adiantados pelo cliente ou pagos pelo escritório em nome do importador: taxa Siscomex, AFRMM, ICMS de importação, armazenagem portuária, capatazia, frete internacional, honorários de terceiros. Esses valores transitam pelo caixa e devem ser registrados em conta de terceiros no ativo e passivo, nunca em receita.
Para que essa separação se sustente perante o Fisco, três coisas precisam existir: contrato de prestação de serviços prevendo expressamente o repasse de despesas em nome e por conta do cliente, documentação fiscal das despesas emitida em nome do importador sempre que possível, e prestação de contas periódica ao cliente com os comprovantes.
Conta bancária. Escritórios maiores mantêm conta separada para o trânsito de recursos de clientes. Não é exigência legal, mas facilita muito a demonstração da natureza dos valores em uma fiscalização.
Responsabilidade solidária. O despachante responde solidariamente por infrações à legislação aduaneira nas operações em que atua. Manter a documentação de cada DI arquivada e organizada, com a rastreabilidade dos valores, é proteção contábil e jurídica ao mesmo tempo.
Sobre a distribuição de lucros, a regra de 2026 é: lucros isentos até R$ 50 mil por mês para a mesma pessoa física, com retenção de 10% na fonte acima disso. O detalhe está em tributação de dividendos em 2026.
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Passo a passo para abrir o CNPJ de despachante aduaneiro
- Confirme seu credenciamento. O registro como despachante aduaneiro perante a Receita Federal é pessoal e precede a empresa.
- Escolha o tipo societário. SLU para atuação individual, LTDA para comissárias com mais de um sócio.
- Defina os CNAEs, com 5250-8/02 como principal e os códigos de agenciamento e logística como secundários.
- Faça a consulta de viabilidade na Junta Comercial, validando nome empresarial e endereço comercial.
- Registre o contrato social e obtenha o CNPJ. Inclua no objeto social a previsão de repasse de despesas por conta e ordem de terceiros.
- Habilite o CNPJ no Radar da Receita Federal, na modalidade compatível com o volume de operações.
- Faça a inscrição municipal e o alvará para emitir nota fiscal de serviço.
- Opte pelo Simples Nacional no prazo: até 30 dias da inscrição municipal, no máximo 180 dias da abertura.
- Estruture o plano de contas com contas específicas de reembolso desde o primeiro mês de operação.
A abertura leva de 5 a 15 dias úteis. A habilitação no Radar tem prazo próprio na Receita Federal.
Perguntas frequentes sobre contabilidade para despachante aduaneiro
Preciso emitir nota fiscal dos valores reembolsados pelo cliente?
Não. Reembolso de despesa paga em nome do cliente não é serviço prestado e não gera nota fiscal de serviço. O que se emite é a prestação de contas com os comprovantes originais anexados.
Ajudante de despachante pode abrir CNPJ?
O ajudante atua sob a responsabilidade de um despachante credenciado. Ele pode ter CNPJ próprio para prestar serviços ao escritório, mas não pode assinar declarações aduaneiras em nome próprio.
O escritório pode faturar em dólar?
A nota fiscal de serviço é emitida em reais. Se o contrato com o cliente estrangeiro for em moeda estrangeira, a conversão usa a taxa da data do fato gerador, e a operação pode se enquadrar como exportação de serviço, com imunidade de ISS em alguns municípios.
Como fica o ICMS na importação por conta e ordem?
O ICMS de importação é devido pelo importador, não pelo despachante. Se o escritório adianta o valor, ele é reembolso, não custo próprio, e não gera crédito nem débito na empresa de serviços.
Vale a pena mudar de contador se o atual não conhece comex?
O risco de tributar reembolso como receita é o principal argumento. Um contador que entende a operação aduaneira evita esse erro desde o primeiro mês. Veja como trocar de contador.
Fontes oficiais
- Decreto 6.759/2009, Regulamento Aduaneiro, sobre a atuação do despachante aduaneiro
- Instrução Normativa RFB que disciplina o credenciamento de despachantes e ajudantes
- Lei Complementar 123/2006, artigo 18, sobre os anexos do Simples Nacional
- Tabela CNAE 2.3, Concla e IBGE, para validação das subclasses citadas
- Resolução CGSN 140/2018, que consolida as regras do Simples Nacional
Conclusão
A contabilidade para despachante aduaneiro tem um diferencial claro em relação a outras atividades de serviço: o volume de dinheiro que passa pela empresa sem pertencer a ela. Tratar reembolso como receita é o erro mais caro do setor.
Resolvido isso, o resto é enquadramento no Anexo III, atenção à parcela de consultoria e rotina fiscal bem feita.
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